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COMO PLANEJAR REUNIÕES

Uma reunião é apenas um instrumento. Obviamente, os membros do grupo podem trabalhar muito bem sozinhos. É bom para certos tipos de coisas, ruim para outros.

Reuniões são boas para gerar idéias, compartilhar informações e tomar decisões coletivas. Reuniões não são boas para organizar informações, fazer análises detalhadas e pesquisas, representar idéias em palavras ou gráficos coerentes e centenas de outras tarefas que podem ser feitas mais facilmente pôr pessoas isoladas.

Quando realizar uma reunião

Especificamente, se você é um gerente ou presidente, convocar uma reunião pode ser uma boa idéia quando:

  1. Você que uma informação ou um parecer do seu grupo;
  2. Você deseja envolver o seu grupo na solução de um problema ou na tomada de uma decisão;
  3. Há uma questão que precisa ser esclarecida
  4. Você está com problemas e quer compartilhá-los com o grupo como um todo;
  5. O próprio grupo quer uma reunião;
  6. Há um problema que envolve pessoas de diferentes grupos;
  7. Há um problema e não esta claro do que se trata, ou não se sabe quem ficou com a responsabilidade de lidar com ele

Quando não realizar uma reunião

Uma reunião não é uma boa idéia quando:

  1. Você tem de lidar com questões pessoais, contendas, Tc;
  2. Há preparação inadequada ou fraca e poucos dados;
  3. Seria melhor comunicar pôr telefone, fax, memorando ou uma conversa a dois;
  4. O objeto de discussão é tão confidencial e secreto que não pode ser divulgado entre os membros do grupo;
  5. Você já formou uma opinião e já tomou uma decisão;
  6. O assunto é trivial;
  1. Há muita agressividade e hostilidade no grupo e as pessoas precisam de tempo para acalmarem-se e começarem a trabalhar cooperativamente.

Você precisa chegar a ver reuniões como encontros importantes, no trabalho do seu grupo ou organização. Depois também a maioria das reuniões são um meio para o fim. Você não pode dizer que uma reunião foi bem sucedida enquanto não tiver visto o que aconteceu (ou não aconteceu) depois. O que foi decidido, foi levado a termo? As pessoas fizeram o que haviam dito que iriam fazer? Se não acontece nada como resultado das reuniões, ninguém iria levá-las a sério e elas serão uma perda de tempo precioso.

FASES DA REUNIÃO

ANTES

Planejamento

Definição dos Objetivos em termos de resultados;
Definição do tipo de reunião;
Quem irá participar e pôr que;
Definição dos papéis;
Elaboração da agenda;
Definição do local;
Definição dos equipamentos e materiais;
Convocar os participantes com antecedência;
Solicitar dos participantes leitura e elaboração de materiais, quando necessário

DURANTE

Check List antes do início da reunião
Materiais, equipamentos, arrumação do local, Tc
Coordenar processo de recepção
Receber pessoalmente os participantes/convidados
Abertura
Começar no horário combinado
Dar as boas vindas e apresentar os convidados novos
Anunciar as regras e pauta da reunião
Leitura da ata da reunião anterior, se houver
Desenvolvimento
Gerenciamento da Reunião
Administrar o tempo com a ajuda do secretário
Manter a discussão dentro do objetivo
Assegurar que todos contribuam
Manter todos envolvidos
Utilizar liderança compartilhada
Administrar conflitos com habilidade
Tomar decisões competentes e com aceitação
Valorizar a contribuição de cada um e do grupo
Direcionar todos os esforços para atingir o resultado
Encerramento
Estabelecer com a ajuda do secretário a agenda preliminar
Estabelecer data da próxima reunião, se necessário
Avaliar a reunião
Agradecer a participação de todos

DEPOIS

Preparar a ata para os membros dos grupos e enviar materiais para os participantes
Acompanhar as decisões tomadas
Começar o planejamento da próxima reunião
Divulgar as decisões na Reunião para outras pessoas tomarem consciência

Avaliação da Reunião

Avalie como o grupo realizou essa reunião de trabalho

  1. Quanto ao desempenho dos papéis
    1. Peça e dê feedback sobre os papéis
    2. Verbalize: como me senti no papel
  2. Quanto ao Clima da Reunião
    1. Identifique os fatores positivos e negativos que ocorreram
    2. Como foram tratados e/ou neutralizados esses fatos pelo coordenador e/ou pôr qualquer outro membro do grupo
  1. Quanto ao Resultado do Grupo
    1. Atribua uma nota ao resultado obtido no final do trabalho da reunião (0 a 10 pontos)
    2. Justifique e explique a sua nota

TIPOS DE REUNIÕES

ITENS

PLANEJAMENTO

DELIBERATIVA

INFORMATIVA

CONCEITO Para solucionar problemas orientados para o futuro
Tomada de decisão
Solução de problemas
Para compartilhar dados e informações
DURAÇÃO Mais de 4 horas Até 4 horas Até 1 hora
NÚMERO DE PESSOAS 2 a 7 pessoas 2 a 7 pessoas 30 a 50 pessoas
DISPOSIÇÀO DO LOCAL Cadeiras e semicírculo e uma mesa 1 mesa com cadeiras Auditório
RECURSOS
Retroprojetor
Flip-chart
Micro computador
Quadro magnético
Retroprojetor
Flip-Chart
Microcomputador
Quadro magnético
Retroprojetor
Data show
Telão
PRAZOS PARA CONVOCAÇÃO 2 SEMANAS NO MINIMO 5 DIAS NO MÍNIMO MEIO DIA
CONVOCAÇÃO Pôr escrito e nominal Pôr escrito e nominal
Pôr telefone
Circular
Quadro de aviso
Fax
CONTEÚDO DA CONVOCAÇÃO
Agenda da reunião
O que os participantes devem levar à reunião
Quem serão os participantes
Agenda da reunião
O que os participantes devem levar à reunião
Quem serão os participantes
Agenda da reunião
Objetivos da reunião
Data
Local
Horário
AVALIAÇÃO oral oral
Escrita
Escrita sem identificação
Impresso já definido

Modelo de Avaliação Pessoal de participação na Reunião

ITENS

POUCO

MAIS OU MENOS

MUITO

Qual o nível de sua participação com opiniões e informações para o grupo?

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Você está satisfeito com a quantidade de sua participação?

Até que ponto você se sente responsável pela decisão do grupo?

     

Você se sente comprometido com as decisões do grupo?

     

Você se sente frustrado durante a realização da Reunião?

     

Você se sente frustrado durante a realização da Reunião?

     

Você sente qualidade na decisão que o grupo tomou?