COMO
PLANEJAR REUNIÕES
Uma reunião é apenas um instrumento. Obviamente, os
membros do grupo podem trabalhar muito bem sozinhos. É bom para certos tipos de coisas,
ruim para outros.
Reuniões são boas para gerar idéias, compartilhar informações e
tomar decisões coletivas. Reuniões não são boas para organizar informações, fazer
análises detalhadas e pesquisas, representar idéias em palavras ou gráficos coerentes e
centenas de outras tarefas que podem ser feitas mais facilmente pôr pessoas isoladas.
Quando realizar uma reunião
Especificamente, se você é um gerente ou presidente,
convocar uma reunião pode ser uma boa idéia quando:
- Você que uma informação ou um parecer do seu grupo;
- Você deseja envolver o seu grupo na solução de um problema ou na tomada de uma
decisão;
- Há uma questão que precisa ser esclarecida
- Você está com problemas e quer compartilhá-los com o grupo como um todo;
- O próprio grupo quer uma reunião;
- Há um problema que envolve pessoas de diferentes grupos;
- Há um problema e não esta claro do que se trata, ou não se sabe quem ficou com a
responsabilidade de lidar com ele
Quando não realizar uma reunião
Uma reunião não é uma boa idéia quando:
- Você tem de lidar com questões pessoais, contendas, Tc;
- Há preparação inadequada ou fraca e poucos dados;
- Seria melhor comunicar pôr telefone, fax, memorando ou uma conversa a dois;
- O objeto de discussão é tão confidencial e secreto que não pode ser divulgado entre
os membros do grupo;
- Você já formou uma opinião e já tomou uma decisão;
- O assunto é trivial;
- Há muita agressividade e hostilidade no grupo e as pessoas precisam de tempo para
acalmarem-se e começarem a trabalhar cooperativamente.
Você precisa chegar a ver
reuniões como encontros importantes, no trabalho do seu grupo ou organização. Depois
também a maioria das reuniões são um meio para o fim. Você não pode dizer que uma
reunião foi bem sucedida enquanto não tiver visto o que aconteceu (ou não aconteceu)
depois. O que foi decidido, foi levado a termo? As pessoas fizeram o que haviam dito que
iriam fazer? Se não acontece nada como resultado das reuniões, ninguém iria levá-las a
sério e elas serão uma perda de tempo precioso.
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FASES
DA REUNIÃO
ANTES
Planejamento
| Definição dos Objetivos em termos de
resultados;
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| Definição do tipo de reunião;
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| Quem irá participar e pôr que;
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| Definição dos papéis;
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| Elaboração da agenda;
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| Definição do local;
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| Definição dos equipamentos e materiais;
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| Convocar os participantes com antecedência;
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| Solicitar dos participantes leitura e
elaboração de materiais, quando necessário
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DURANTE
| Check List antes do início da reunião
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| Materiais, equipamentos, arrumação do
local, Tc
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| Coordenar processo de recepção
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| Receber pessoalmente os
participantes/convidados
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| Abertura
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| Começar no horário combinado
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| Dar as boas vindas e apresentar os convidados
novos
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| Anunciar as regras e pauta da reunião
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| Leitura da ata da reunião anterior, se
houver
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| Desenvolvimento
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| Gerenciamento da Reunião
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| Administrar o tempo com a ajuda do
secretário
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| Manter a discussão dentro do objetivo
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| Assegurar que todos contribuam
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| Manter todos envolvidos
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| Utilizar liderança compartilhada
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| Administrar conflitos com habilidade
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| Tomar decisões competentes e com aceitação
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| Valorizar a contribuição de cada um e do
grupo
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| Direcionar todos os esforços para atingir o
resultado
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| Encerramento
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| Estabelecer com a ajuda do secretário a
agenda preliminar
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| Estabelecer data da próxima reunião, se
necessário
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| Avaliar a reunião
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| Agradecer a participação de todos
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DEPOIS
| Preparar a ata para os membros dos grupos e
enviar materiais para os participantes
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| Acompanhar as decisões tomadas
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| Começar o planejamento da próxima reunião
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| Divulgar as decisões na Reunião para outras
pessoas tomarem consciência
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Avaliação
da Reunião
Avalie como o grupo realizou essa reunião de trabalho
- Quanto ao desempenho dos papéis
- Peça e dê feedback sobre os papéis
- Verbalize: como me senti no papel
- Quanto ao Clima da Reunião
- Identifique os fatores positivos e negativos que ocorreram
- Como foram tratados e/ou neutralizados esses fatos pelo coordenador e/ou pôr qualquer
outro membro do grupo
- Quanto ao Resultado do Grupo
- Atribua uma nota ao resultado obtido no final do trabalho da reunião (0 a 10 pontos)
- Justifique e explique a sua nota
TIPOS DE REUNIÕES
Modelo de Avaliação Pessoal de participação na Reunião
ITENS
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POUCO
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MAIS OU MENOS
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MUITO
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Qual o nível de sua
participação com opiniões e informações para o grupo?
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1 2 3 |
4 5 6 |
7 8 9 |
Você está satisfeito com
a quantidade de sua participação?
Até que ponto você se sente responsável pela decisão do grupo?
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Você se sente
comprometido com as decisões do grupo?
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Você se sente frustrado
durante a realização da Reunião?
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Você se sente frustrado
durante a realização da Reunião?
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Você sente qualidade na
decisão que o grupo tomou?
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